Ik start met het luisteren naar bouwheer/opdrachtgever.
Hij heeft een pril idee laten uitgroeien tot een concreet ontwerp en heeft daarbij een aantal doelen gesteld.
Zijn visie en bezorgdheden kennen is essentieel.
We nemen het projectdossier kort door, eventueel gevolgd door een bezoek aan de bouwsite.
Ik verneem hoe de bouwheer de samenwerking en de samenstelling van het bouwteam zelf ziet en welke taken de coördinator op zich zou kunnen nemen. We overleggen welke taken minimaal tot het pakket moeten behoren om de opdracht naar behoren uit te kunnen voeren.
Op basis van de ter beschikking gestelde basis projectgegevens en het voorlopig overeengekomen takenpakket, formuleer ik een voorstel tot samenwerking.
Deze kan zowel forfaitair als op regiebasis zijn.
De formule is sterk afhankelijk van de beschikbare uitvoeringsgegevens en de verwachte verantwoordelijkheden.
Ik licht het samenwerkingsvoorstel toe.
Eventueel wordt het takenpakket of formule bijgesteld en resulteert dit in een samenwerkingsovereenkomst.
Dit is met zekerheid de belangrijkste fase.
Hier wordt door optimalisatie de basis gelegd om tot uitvoering te kunnen overgaan op een gecontroleerde wijze (budget, timing, kwaliteit).
De kernwoorden hier zijn : dossierkennis, analyse, advies, uitwerken en communicatie.
Dossierkennis is essentieel om de taak als coördinator uit te kunnen voeren. De synthese ervan resulteert in een hogere efficiëntie en meerwaarde steeds ten behoeve van de opdrachtgever.
In voorbereidingsfase worden de beschikbare dossiergegevens doorgenomen zoals plannen, budget, bestekken, EPB verslag, meetstaten, studie stabiliteit en technieken, basisplanning, vergunningen, specifieke materiaalkeuzes, reeds afgesloten contracten, … De juiste bouwpartners worden aangesproken om de ontbrekende stukken ter beschikking te stellen. De verzamelde gegevens vormen de basis van het uitvoeringsdossier. Alle relevante stukken worden digitaal ter beschikking van de bouwheer gesteld (als basis voor het post interventie dossier of ander intern gebruik).
Van zodra voldoende uitvoeringsgegevens gekend zijn, kunnen gedetailleerde werkbeschrijvingen opgemaakt worden waarin op een vakspecifieke maar heldere wijze de werken per onderdeel worden beschreven.
Ze kunnen specifieke detailleringen of verwijzingen naar gekoppelde werken bevatten, noodzakelijk voor een correcte prijsgave. Waar mogelijk worden posten per vak-specialiteit van de gecontacteerde aannemer gebundeld. De prijsvragen en bestellingen naar aannemers zullen op basis van diezelfde werkbeschrijving worden opgesteld worden.
In functie van het afgesproken takenpakket volgt de projectcoördinator de werken in uitvoering proactief op, waarbij hij waakt over oa :
Verder zorgt de coördinator voor :
Volgende taken kunnen tot het takenpakket worden toegevoegd :